Vurderingsprosess
Søknader om regionale forskningsmidler vurderes av fagkomiteer etter kriterier for vitenskapelig kvalitet og forventet nytteverdi for pasientbehandling.
Vurdering av søknader til Samarbeidsorganet
Når en søknad om regionale forskningsmidler innleveres i eSøknad, sendes det automatisk ut en kvittering pr. e-post fra søknadsportalen til søker.
Sekretariatet for Samarbeidsorganet gjennomgår alle søknadene etter at søknadsfristen har utløpt. I den administrative gjennomgangen blir søknadene undersøkt opp mot krav og føringer gjengitt i utlysningen. Søknader som ikke oppfyller formelle krav blir avvist. Søker vil i så tilfelle bli orientert om dette.
Se oversikt over mulige årsaker til avvisning av søknader under
|
Forkastningsgrunnlag |
Kommentar |
|
Søknadsfrist: Søknaden er ikke sendt inn innen tidsfristen |
Søknadsportalen blir stengt ved søknadsfrist og søknader kan ikke ettersendes. |
|
Formalkrav: Ett eller flere formalkrav, overordnet og/eller tilknyttet den enkelte søknadskategori, beskrevet i utlysningstekst og/eller retningslinjer, krav og vilkår for søknader om forskningsmidler eller andre styrende dokumenter som det er henvist til i utlysingen |
Søknadsportalen blir stengt ved søknadsfrist og søknader kan ikke ettersendes. - Det er ikke samsvar mellom oppført søker på prosjektet i søknadssystemet - Søker på doktorgrads- eller postdoktorstipend har fullført åremålsperiode i tilsvarende stillingskategori ved samme institusjon tidligere - Hoved- eller biveileder for doktorgradsstipendiat er ikke ansatt i minimum 20% stilling ved doktorgradsgivende institusjon i regionen - Hoved- eller biveileder har ikke doktorgrad - Søknaden fremmes av en institusjon som ikke er kvalifisert til å søke |
|
Prosjektbeskrivelse: Vedlagte prosjektbeskrivelse følger ikke oppsettet i mal for prosjektbeskrivelse og/ eller mangler en eller flere punkter som er beskrevet i malen. |
Korrigert prosjektbeskrivelse kan ikke ettersendes etter søknadsfrist. |
|
Obligatoriske vedlegg Søknaden mangler et eller flere obligatoriske vedlegg. Hvilke vedlegg som kreves står beskrevet i retningslinjer, krav og vilkår for søknadskategoriene. |
Dokument som ikke er vedlagt søknaden innen søknadsfristen kan ikke ettersendes. |
|
Formatkrav for obligatoriske vedlegg Obligatoriske vedlegg oppfyller ikke formatkravene og/eller er ufullstendig utfylt. |
Vedlegg til søknaden som ikke er fullstendig utfylt innen søknadsfristen kan ikke ettersendes. - Lederforankring fra vertsinstitusjon mangler signatur eller obligatorisk kommentar - Veiledererklæring nevner ikke kandidaten ved navn og/ eller er uten signatur - Veileder sin CV mangler personalia - Søkers vitnemål er ufullstendig |
|
Lederforankring av søknad Søknaden er ikke forankret ved søkerinstitusjon og/eller vertsinstitusjon der hvor vertsinstitusjon er en annen enn søkerinstitusjon. |
Søknaden må være forankret av klinikksjef ved den enkelte søkerinstitusjon. Søknaden må være forankret og signert av vertsinstitusjonens leder ifølge fullmaktstrukturen ved institusjonen (hvis relevant). |
|
Brukermedvirkning Brukermedvirkning og beskrivelsen av denne i prosjektbeskrivelsen oppfyller ikke kravene definert i utlysningsteksten og/ eller i mal for prosjektbeskrivelse. |
Beskrivelsen skal inkludere plan for brukermedvirkning, i hvilken grad brukere er involvert i planlegging og gjennomføring, eventuelt en begrunnelse for hvorfor dette ikke er relevant. |
| Rejection grounds | Comment |
|
Submission deadline The application is not submitted within submission deadline |
The application portal closes at submission deadline. Submission of applications is not allowed past submission deadline |
|
Formal demands One or more formal demands, general and/or directly related to any given application categories, described in either the Call for proposals, and/or guidelines, requirements and regulations to the application categories or other governing documents referred to in the call. |
Applications cannot be altered past submission deadline |
|
Project description The attached project description does not follow the project description template layout and/or lacks one or more items described in the template |
A corrected project description cannot be submitted past submission deadline |
|
Mandatory attachments The application lacks [an] attachment[s] mandatory to the given application category, as described in guidelines, requirements and regulations to the application categories |
Attachments that are not attached to the application within the submission deadline cannot be submitted past submission deadline. |
|
Formal demands to mandatory attachments Mandatory attachment[s] does not fulfill the format requirements and/or is incomplete |
Example: Corrected attachments cannot be submitted past submission deadline. |
|
Management commitment The application lacks documented leadership approval from the applying institution and/or host institution, where host institution is another than the institution applying |
The leader of the clinic from which the application is sent must approve the application. If relevant, the application must be approved by a leader with authority at the host institution if this is not a clinic. |
|
User involvement User involvement and its description does not meet the requirements for used involvement described in the call and/or template for project description |
The project description must include a plan for user involvement and to which degree users are involved in planning and/or execution, or an explanation of why user involvement is not relevant |
Søknader som oppfyller formelle krav oversendes vitenskapelige komitéer, som gjør en fagfellevurdering i henhold til vedtatte vurderingskriterier. Søknadene vurderes av vitenskapelige komiteer som er bredt sammensatt av fagpersoner fra øvrige helseregioner. Fordelingen av søknadene på komité baserer seg i stor grad på klassifisering av fagområde som definert i søknaden. Det er derfor vikitg at søker angir korrekt klassifisering av søknaden i søknadsskjemaet.
Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, møtes fagpersonene i komitemøter. I komitemøtene diskuteres alle søknader og det utarbeides en rangering av søknadene innenfor hver søknadskategori. Etter komitemøtene er gjennomført møter lederne fra hver komite i hovedkomitemøtet. I hovedkomitemøtet utarbeides en endelig rangering i hver kategori. Denne oversendes til Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet som utarbeider et forslag til innstilling til vedtak.
I etterkant av den vitenskapelige vurderingen vil en hovedkomité bestående av lederne for de ulike vitenskapelige komiteene utarbeide en endelig rangering av søknader innen hver søknadskategori. Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet vil deretter utarbeide et forslag til innstilling, før godkjenning i Regionalt samarbeidsutvalg for forskning og innovasjon og vedtak om tildeling i Samarbeidsorganet. Ved innstilling for tildeling blir det lagt vekt på vurdering fra vitenskapelig komité, samarbeid med helseforetak (gjelder søknader utenom helseforetak), brukermedvirkning, gjeldende strategiske mål og regionale prioriteringer.
Alle søkere vil få tilsendt skriftlig tilbakemelding fra vitenskapelig komité innen utgangen av året. Nærmeste leder ved vertsinstitusjon (klinikksjef/instituttleder/andre) kan få tilsendt den skriftlige tilbakemeldingen etter forespørsel.
Alle søkere vil få tilsendt skriftlig tilbakemelding fra vitenskapelig komité. Med mindre søker motsetter seg dette ved innlevering av søknad, vil også nærmeste leder ved vertsinstitusjon (klinikksjef/instituttleder/andre) på forespørsel få innsyn i skriftlig vurdering for å kunne arbeide strategisk frem mot kommende utlysninger.
Vedtak om tildeling eller avslag følger av både faglig skjønn og strategiske vurderinger, og kan ikke påklages. Det er kun anledning til å klage på saksbehandlingsfeil. Klagefrist er tre uker etter at vurdering av søknaden er mottatt. En klage skal fremmes fra søkerinstitusjon ved at ansvarlig leder skriver under på klagen. En klage skal være skriftlig og begrunnet, og vil behandles av arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet.
Klagen sendes innledningsvis til samarbeidsorganet@helse-midt.no
Søknader til FFU behandles etter samme retningslinjer og krav som søknader til Samarbeidsorganet, men administreres av ansatte ved Fakultet for medisin og helsevitenskap, NTNU, og vurderes av egen komite.
Ved vurdering av søknader til FFU er det Arbeidsutvalget for FFU som utarbeider forslag til innstilling på grunnlag av rangering fra den vitenskapelige komiteen. Også her vil det tas hensyn til brukermedvirkning, samarbeid mellom klinikk og institutt og gjeldende strategiske mål. Innstillingen godkjennes i FFU før endelig vedtak om tildeling fattes av Samarbeidsorganet.
For søknader til Felles Forskningsutvalg kreves det samarbeid mellom MH-fakultetet og St. Olavs hospital, uavhengig av hvilken institusjon søknaden kommer fra.