E-handel

Elektronisk handelsformat

Er du leverandør til foretak i Helse Midt-Norge fakturerer du oss med elektronisk faktura i henhold til standarden elektronisk handelsformat (EHF).

E-handel ved hjelp av elektronisk handelsformat (EHF) innebærer meldingsutveksling mellom kjøper og selger i henhold til Digitaliseringsdirektoratets anbefalte EHF-standard som er basert på den europeiske PEPPOL-standarden.
Helse Midt-Norge har tatt i bruk EHF-formatet på følgende meldingstyper:

• Faktura
• Katalog
• Ordre
• Ordrebekreftelse
• Pakkseddel

Ordre, ordrebekreftelse og ​pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt for etablering av EHF ordre og ordrebekreftelse.

Hvordan komme i gang som leverandør?

Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?

For å få til reell e-handel må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og være registrert i ELMA -registeret.

Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:

Hva er et Aksesspunkt

Aksesspunkt for EHF og BIS formater

ELMA Adresseregister

Har du signert samhandlingsavtale med Helse Midt-Norge?

Helse Midt-Norge vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger).

Samhandlingsavtale

Collaboration agreement

EHF - katalog

Vi ønsker at våre leverandører leverer én EHF-katalog pr. innkjøpskontrakt. For eventuelle kjøp utenfor avtale, ønsker vi en separat katalog.

Ved spørsmål ta kontakt med Helse Midt-Norges Driftssenter for Logistikk og Økonomi:

e-post adresse: hmn.katalog@helse-midt.no

Hvordan sende en EHF-ordre, -ordrebekreftelse, -pakkseddel

Når det gjelder oppstart med EHF-ordre, -ordrebekreftelse og -pakkseddel vil vi innføre samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt med Helse Midt-Norges Driftssenter for Logistikk og Økonomi:

e-post adresse: hmn.driftssenteret@helse-midt.no

Hvordan sende en EHF faktura?

Leverandører til helseforetak i Helse Midt-Norge skal sende faktura i henhold til EHF-formatet.

Hvordan sende EHF- faktura?

STEG 1. Ta kontakt med aksesspunktet deres

Dersom dere allerede samarbeider med et aksesspunkt, kan dere starte med å sende oss EHF-faktura (se steg 2). Hvis dere på nåværende tidspunkt ikke kan sende EHF-faktura og/eller ikke er tilkoblet et aksesspunkt, finnes det informasjon om godkjente aksesspunkt og hvordan man kommer i gang på www.anskaffelser.no, ytterligere detaljer finnes på:

Hvordan komme i gang?Veileder for systemleverandører

STEG 2. Opprett en produksjonsfaktura

Hvis dere i dag allerede sender fakturaer til andre kunder så kan dere legge inn EHF-fakturaadressen til det gjeldende foretaket i Helse Midt-Norge og starte sending av elektroniske fakturaer.

Hvis dere ønsker å starte med å sende en testfaktura til vårt produksjonsmiljø, så gå til steg 3.

Første gang dere sender en faktura bør dere sende e-post til kontaktpersonen hos foretaket som skal motta fakturaen. Slik har vi oversikt hvis oversendelsen skulle feile.

STEG 3. Opprett en testfaktura

Opprett en testfaktura på kr. 1,00 i samsvar med innholdskravene dere finner senere i dette dokumentet. Testfakturaen må inneholde alle de nødvendige feltene, slik at vi kan automatisere fakturahåndteringen vår.

STEG 4. Send testfakturaen

Send testfakturaen til aksesspunktet deres, som så vil sende fakturaen videre til Helse Midt-Norges aksesspunkt. Fakturaen blir så videreformidlet til mottaker hos oss. Send oss en e-post etter at dere har sendt fakturaen også. Se liste over kontaktperson pr. foretak i Helse Midt-Norge nedenfor.

Vær oppmerksom på at testfakturaene vil gå direkte inn i produksjonsmiljøet hos oss.

STEG 5. Motta tilbakemelding

Vi vil kontrollere testfakturaen, og ev. be dere modifisere den og gjenta steg 2 og 3. Er alt i orden sender vi beskjed om at dere kan begynne å sende EHF-faktura.

STEG 6. Begynn å sende elektroniske faktura

EHF-fakturaene skal sendes på samme måte som i steg 3 når løsningen skal settes i produksjon. Send e-post til kontaktperson hos Helse Midt-Norge (jf. liste nedenfor) når dere har sendt første EHF-faktura. Vedkommende vil kontrollere at denne fakturaen er riktig mottatt.

Hvis dere eller deres aksesspunkt trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.

Detaljert fakturainnhold

Innholdskrav

Vennligst merk følgende

OBS! Informer kontaktpersonen hos oss før dere sender den første fakturaen.
Faktura til Helse Midt-Norge må alltid inneholde oppgitt referanse­verdi. Det er derfor viktig at dere tar kontakt med det enkelte foretak for å få riktig referanseverdi.

• Innkjøpsordrenummer fra Helse Midt-Norge benyttes når det foreligger. Innkjøpsordrenummeret skal settes i feltet for «Order Reference» i EHF-formatet. 
  
• For andre fakturaer skal e-postadressen til kontaktperson i Helse Midt-Norge eller et RESH-nummer legges i feltet «Buyers Reference» i EHF-formatet. 
  

Enkeltfakturaer

For at vi skal unngå betalingsforsinkelser ønsker vi at alle fakturaer utstedes enkeltvis.

Samlefakturaer

Vi ønsker ikke samlefakturaer.

Vedlegg

Alle vedlegg til EHF-faktura skal være i PDF-format. Det skal ikke legges personsensitiv informasjon i vedlegget.

Dere må spesifisere fakturafilen med mest mulig av den nødvendige informasjon for slik at vi skal kunne attestere og anvise fakturaen. Slik informasjon skal legges i feltet «Additional Document References». 

Krav til enkeltleverandører (RHF)

De kravene som er listet opp her kan bli komplettert med tilleggskrav som reguleres i avtalen mellom dere som leverandør og oss som kunde.

Utenlandske leverandørfakturaer (RHF)

Disse må i tillegg til de generelle kravene også inneholde:

• IBAN og BIC (swift)-koder
• Opplysninger om betalingsvaluta
  

Se forøvrig egen informasjon til leverandører på engelsk.

Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter kan bli avvist av Helse Midt-Norge.

Fakturaadresser

Helse Midt-Norge RHF:

Fakturaadresse: 983658776

Kontakt: rhf.regnskap@hnt.no

Helse Nord Trøndelag HF:

Fakturaadresse: 983974791

Kontakt: regnskapsavdelingen@helse-nordtrondelag.no

St.Olavs hospital HF:

Fakturaadresse: 883974832

Kontakt: regnskapsseksjonen@stolav.no

Helse Møre og Romsdal HF:

Fakturadresse: 997005562

Kontaktperson for testfaktura Randi Skjørli tlf: 71 21 77 80

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Randi Skjørli tlf: 71 21 77 80

Sykehusapotekene i Midt-Norge HF:

Fakturaadresse: 983974805

Kontaktperson for testfaktura, referansefelt og andre krav til innhold Tove Stakvik tlf: 71 12 77 77

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Tove Stakvik tlf: 71 12 77 77

Helseplattformen AS:

Fakturaadresse: 922307814

Kontakt: hpas.regnskap@hnt.no

Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises av Helse Midt-Norge.

Electronic invoices - information in English

Central Norway Regional Health Authority requires electronic invoices from all suppliers

As a supplier of goods and services to Central Norway Regional Health Authority you will have to:

• Enter into an agreement with an access point
• Send all invoices and credit notes in the e-format ("Elektronisk handelsformat (EHF"))

How to send an electronic invoice

Agreement on electronic collaboration

Anskaffelser

Innkjøps- og logistikkavdelingen i Helse Midt-Norge RHF har det overordnede ansvaret for styring og samordning av innkjøp.

Helse Midt-Norge RHF gjennomfører selv anskaffelser av spesialisthelsetjenester fra private leverandører. Det omfatter blant annet kirurgiske tjenester, bildediagnostiske undersøkelser, rehabiliteringstjenester og tverrfaglig spesialisert rusbehandling, se informasjon om avtalene og leverandørene her: Behandlingssteder i Midt-Norge

Helse Midt-Norge RHF gjennomfører også anskaffelser av pasientreisetjeneste med buss eller bil for helseforetakene i Midt-Norge.

Innkjøpsprosessene følger regelverket om offentlige anskaffelser og skjer med bruk av et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy.

Sykehusinnkjøp HF sørger for gjennomføring av anskaffelser innenfor alle øvrige kategorier. Det operasjonelle innkjøpet (avrop på rammeavtaler/bestilling av varer og tjenester) skjer i det enkelte helseforetak.

Sykehusinnkjøp

Sykehusinnkjøp HF skal ha strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. I selskapets vedtekter framgår det at

«Foretaket skal kun tilby tjenester til sine eiere, deres heleide virksomheter, ideelle virksomheter med driftsavtale med de regionale helseforetakene og virksomheter underlagt eller heleid av Helse- og omsorgsdepartementet som medvirker til å levere spesialisthelsetjenester.

Foretaket skal ha sentral styring og desentralisert struktur. Foretaket skal delta aktivt i internasjonale nettverk og søke deltagelse i internasjonale allianser for å framme økt samordning av innkjøp på internasjonalt nivå. Innkjøpstjenesten skal være profesjonell, spesialisert og tilgjengelig for kundene.

Helseforetaket skal sørge for at anskaffelsene skje på korrekt og samfunnsansvarlig måte. Helseforetaket skal være en pådriver for etisk handel og miljøvennlige innkjøp.

Innovasjon skal fremmes og det skal tilrettelegges for bruk av nye innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten.»

Foretaket har fire eiere med eierandel på 25 % hver: Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF.

Kunngjøringer

Alle våre anskaffelser kunngjøres på nettstedet:

doffin.no

Samfunnsansvar

Etiske retningslinjer

Helse Midt-Norges etiske retningslinjer

De fire helseregionene samarbeider om å gi ut en rapport om arbeidet med samfunnsanvar årlig. Rapporten finner du her

Etisk handel

Etisk handel inngår i begrepet om samfunnsansvar og kan defineres som samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar arbeidsforhold i leverandørkjeden. Etiske retningslinjer, eller krav, beskriver minstestandarder for arbeidsforholdene. Å stille etiske krav handler om å respektere grunnleggende arbeidstaker- og menneskerettigheter. Anvendelsen i dag er særlig knyttet til arbeidsforhold i arbeidsintensive eksportindustrier i utviklingsland. Tilnærmingen er derfor å stille krav i kontrakten med leverandøren om at varene skal være framstilt under arbeidsforhold som er anstendige, og at det er sporbarhet i leverandørkjeden.

Helse Midt-Norge er medlem av Etisk Handel Norge som er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel med formål å samarbeide for handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. Etisk handel Norge deltar i det nasjonale prosjektet om etisk handel i helseforetakene. Som medlem av organisasjonen har helseforetakenes medarbeidere mulighet til å delta på kurs arrangert av Etisk handel Norge.

Miljø

Svanemerket er det offisielle nordiske miljømerket. Merkingen stiller krav til miljøpåvirkning i hele verdikjeden, fra råvare, via produksjon, distribusjon og til produktet endelig kasseres. Helse Midt-Norge er medlem i Svanemerkets innkjøperklubb.
 
Helse Midt-Norge er medlem av Grønt Punkt Norge som sikrer og administrerer finansiering av returordningene for plast-, metall-, og glassemballasje, emballasjekartong, drikkekartong og bølgepapp. I tillegg drifter Grønt Punkt Norge AS innsamling og gjenvinning av plastemballasje, emballasjekartong og drikkekartong på vegne av Plastretur AS og Norsk Returkartong AS. Kontrollmedlemskapet betyr at vi er forpliktet til å kontrollere om våre leverandører er medlem i Grønt Punkt.

Helse Midt-Norge sitt fremtidsbilde for miljøledelse

Helse Midt-Norge RHF skal kontinuerlig forbedre sin miljøprestasjon, og være oppdatert i forhold til nye myndighetskrav.

Helse Midt-Norge RHF sin miljøpolitikk

Helse Midt-Norge RHF skal i vår daglige drift bidra til en bærekraftig utvikling, og kontinuerlig redusere vår påvirkning på det ytre miljø.

Vi overholder gjeldende lovverk for helse, miljø og sikkerhet og øvrige samsvarsforpliktelser. Vi skal sørge for et bærekraftig helsetilbud i våre helseforetak og fra våre private avtaleparter, og arbeider kontinuerlig med å forebygge og redusere miljøpåvirkningene på det ytre miljø fra vår egen virksomhet og tjenestene vi leverer. Miljøavvik rapporteres og tiltak blir hurtig iverksatt.

Våre leverandører, kunder og samarbeidspartnere skal kjenne til vår miljøpolitikk.

Samarbeidsavtaler

Samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og LFH – Bransjeorganisasjonen for helse og velferdsteknologi: Samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og LFH

Samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og LMI – Legemiddelindustrien: Legemiddelindustrien (LMI)

Logistikkbetingelser