Information in English

• Faktura
• Katalog
• Ordre
• Ordrebekreftelse
• Pakkseddel

Hvordan komme i gang som leverandør?

Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?

For å få til reell e-handel må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og være registrert i ELMA -registeret.

Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:

Hva er et Aksesspunkt

Aksesspunkt for EHF og BIS formater

ELMA Adresseregister

Har du signert samhandlingsavtale med Helse Midt-Norge?

Helse Midt-Norge vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger).

Samhandlingsavtale

Collaboration agreement

EHF - katalog

Vi ønsker at våre leverandører leverer én EHF-katalog pr. innkjøpskontrakt. For eventuelle kjøp utenfor avtale, ønsker vi en separat katalog.

Ved spørsmål ta kontakt med Helse Midt-Norges Driftssenter for Logistikk og Økonomi:

e-post adresse: hmn.katalog@helse-midt.no

Hvordan sende en EHF-ordre, -ordrebekreftelse, -pakkseddel:

Når det gjelder oppstart med EHF-ordre, -ordrebekreftelse og -pakkseddel vil vi innføre samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt med Helse Midt-Norges Driftssenter for Logistikk og Økonomi:

e-post adresse: hmn.driftssenteret@helse-midt.no

Hvordan sende en EHF faktura?

Leverandører til helseforetak i Helse Midt-Norge skal sende faktura i henhold til EHF-formatet.

Hvordan sende EHF- faktura?

STEG 1. Ta kontakt med aksesspunktet deres

Dersom dere allerede samarbeider med et aksesspunkt, kan dere starte med å sende oss EHF-faktura (se steg 2). Hvis dere på nåværende tidspunkt ikke kan sende EHF-faktura og/eller ikke er tilkoblet et aksesspunkt, finnes det informasjon om godkjente aksesspunkt og hvordan man kommer i gang på www.anskaffelser.no, ytterligere detaljer finnes på:

Hvordan komme i gang?

Veileder for systemleverandører

STEG 2. Opprett en produksjonsfaktura

Hvis dere i dag allerede sender fakturaer til andre kunder så kan dere legge inn EHF-fakturaadressen til det gjeldende foretaket i Helse Midt-Norge og starte sending av elektroniske fakturaer.

Hvis dere ønsker å starte med å sende en testfaktura til vårt produksjonsmiljø, så gå til steg 3.

Første gang dere sender en faktura bør dere sende e-post til kontaktpersonen hos foretaket som skal motta fakturaen. Slik har vi oversikt hvis oversendelsen skulle feile.

STEG 3. Opprett en testfaktura

Opprett en testfaktura på kr. 1,00 i samsvar med innholdskravene dere finner senere i dette dokumentet. Testfakturaen må inneholde alle de nødvendige feltene, slik at vi kan automatisere fakturahåndteringen vår.

STEG 4. Send testfakturaen

Send testfakturaen til aksesspunktet deres, som så vil sende fakturaen videre til Helse Midt-Norges aksesspunkt. Fakturaen blir så videreformidlet til mottaker hos oss. Send oss en e-post etter at dere har sendt fakturaen også. Se liste over kontaktperson pr. foretak i Helse Midt-Norge nedenfor.

Vær oppmerksom på at testfakturaene vil gå direkte inn i produksjonsmiljøet hos oss.

STEG 5. Motta tilbakemelding

Vi vil kontrollere testfakturaen, og ev. be dere modifisere den og gjenta steg 2 og 3. Er alt i orden sender vi beskjed om at dere kan begynne å sende EHF-faktura.

STEG 6. Begynn å sende elektroniske faktura

EHF-fakturaene skal sendes på samme måte som i steg 3 når løsningen skal settes i produksjon. Send e-post til kontaktperson hos Helse Midt-Norge (jf. liste nedenfor) når dere har sendt første EHF-faktura. Vedkommende vil kontrollere at denne fakturaen er riktig mottatt.

Hvis dere eller deres aksesspunkt trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.

Detaljert fakturainnhold

Innholdskrav

Vennligst merk følgende

OBS! Informer kontaktpersonen hos oss før dere sender den første fakturaen.
Faktura til Helse Midt-Norge må alltid inneholde oppgitt referanse­verdi. Det er derfor viktig at dere tar kontakt med det enkelte foretak for å få riktig referanseverdi.

• Innkjøpsordrenummer fra Helse Midt-Norge benyttes når det foreligger. Innkjøpsordrenummeret skal settes i feltet for «Order Reference» i EHF-formatet. 
  
• For andre fakturaer skal e-postadressen til kontaktperson i Helse Midt-Norge eller et RESH-nummer legges i feltet «Buyers Reference» i EHF-formatet. 
  

Enkeltfakturaer

For at vi skal unngå betalingsforsinkelser ønsker vi at alle fakturaer utstedes enkeltvis.

Samlefakturaer

Vi ønsker ikke samlefakturaer.

Vedlegg

Alle vedlegg til EHF-faktura skal være i PDF-format. Det skal ikke legges personsensitiv informasjon i vedlegget.

Dere må spesifisere fakturafilen med mest mulig av den nødvendige informasjon for slik at vi skal kunne attestere og anvise fakturaen. Slik informasjon skal legges i feltet «Additional Document References». 

Krav til enkeltleverandører (RHF)

De kravene som er listet opp her kan bli komplettert med tilleggskrav som reguleres i avtalen mellom dere som leverandør og oss som kunde.

Utenlandske leverandørfakturaer (RHF)

Disse må i tillegg til de generelle kravene også inneholde:

• IBAN og BIC (swift)-koder
• Opplysninger om betalingsvaluta
  

Se forøvrig egen informasjon til leverandører på engelsk.

Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter kan bli avvist av Helse Midt-Norge.

Fakturaadresser

Helse Midt-Norge RHF:

Fakturaadresse: 983658776

Kontakt: rhf.regnskap@hnt.no

Helse Nord Trøndelag HF:

Fakturaadresse: 983974791

Kontakt: regnskapsavdelingen@helse-nordtrondelag.no

St.Olavs hospital HF:

Fakturaadresse: 883974832

Kontakt: regnskapsseksjonen@stolav.no

Helse Møre og Romsdal HF:

Fakturadresse: 997005562

Kontaktperson for testfaktura Randi Skjørli tlf: 71 21 77 80

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Randi Skjørli tlf: 71 21 77 80

Sykehusapotekene i Midt-Norge HF:

Fakturaadresse: 983974805

Kontaktperson for testfaktura, referansefelt og andre krav til innhold Tove Stakvik tlf: 71 12 77 77

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Tove Stakvik tlf: 71 12 77 77

Helseplattformen AS:

Fakturaadresse: 922307814

Kontakt: hpas.regnskap@hnt.no

Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises av Helse Midt-Norge.

Electronic invoices from all suppliers

Central Norway Regional Health Authority requires electronic invoices from all suppliers

As a supplier of goods and services to Central Norway Regional Health Authority you will have to:

• Enter into an agreement with an access point
• Send all invoices and credit notes in the e-format ("Elektronisk handelsformat (EHF"))

How to send an electronic invoice

Agreement on electronic collaboration

Anskaffelser

Alle prosessene følger Lov om offentlige anskaffelser. Regelverket skal medvirke til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmenheten kan ha tillit til at kjøp til offentlig sektor skjer på en samfunnstjenlig måte. Blant de grunnleggende kravene i regelverket er:

• god forretningsskikk
  
• høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen
• lik behandling av leverandører

Alle anskaffelser i Helse Midt-Norges regi skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse, og anskaffelsesprosessene skal være forutsigbare, gjennomsiktige og etterprøvbare.

Innkjøpsavdelingen i Helse Midt-Norge RHF har det overordnede ansvaret for styring og samordning av de regionale og nasjonale anskaffelsesprosessene. I dette ligger også ansvaret for kategoristruktur og styring.
Det operasjonelle innkjøpet (avrop på rammeavtaler/bestilling av varer og tjenester) skjer på det enkelte helseforetak.

Helse Midt-Norge ønsker et konstruktivt samarbeid mellom helseforetak og leverandører basert på tillit, åpenhet og gjensidig respekt. I samarbeid med de andre helseregionene er det utarbeidet dokumenter, avtaler og retningslinjer for å sikre et godt samarbeid mellom leverandører og helseforetakene.

Kunngjøringer

Alle våre anskaffelser kunngjøres på nettstedet:

doffin.no

Samfunnsansvar

Etisk handel

Etisk handel inngår i begrepet om samfunnsansvar og kan defineres som samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar arbeidsforhold i leverandørkjeden. Etiske retningslinjer, eller krav, beskriver minstestandarder for arbeidsforholdene. Å stille etiske krav handler om å respektere grunnleggende arbeidstaker- og menneskerettigheter. Anvendelsen i dag er særlig knyttet til arbeidsforhold i arbeidsintensive eksportindustrier i utviklingsland. Tilnærmingen er derfor å stille krav i kontrakten med leverandøren om at varene skal være framstilt under arbeidsforhold som er anstendige, og at det er sporbarhet i leverandørkjeden.

Helse Midt-Norge er medlem av IEH som er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel med formål å samarbeide for handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. IEH deltar i det nasjonal prosjektet om etisk handel i helseforetakene. Som medlem av organisasjonen har helseforetakenes medarbeidere mulighet til å delta på kurs arrangert av IEH. De har også utarbeidet ulike typer verktøy til hjelp for innkjøpere og støtter helseforetakene i revisjoner og oppfølging

Svanemerket er det offisielle nordiske miljømerket. Merkingen stiller krav til miljøpåvirkning i hele verdikjeden, fra råvare, via produksjon, distribusjon og til produktet endelig kasseres. Helse Midt-Norge er medlem i Svanemerkets innkjøperklubb.

Helse Midt-Norge er medlem av Grønt Punkt, som sikrer og administrerer finansiering av returordningene for plast-, metall-, og glassemballasje, emballasjekartong, drikkekartong og bølgepapp. I tillegg drifter Grønt Punkt Norge AS innsamling og gjenvinning av plastemballasje, emballasjekartong og drikkekartong på vegne av Plastretur AS og Norsk Returkartong AS. Kontrollmedlemskapet betyr at vi er forpliktet til å kontrollere om våre leverandører er medlem i Grønt Punkt.

Samarbeidsavtaler

Helse Midt-Norge RHF og leverandørforeningen Medtek

Helse Midt-Norge RHF og Leverandørforeningen for helse-Norge (LHF) undertegnet i august 2010 en samarbeidsavtale som sikrer at samhandlingen mellom ansatte i helseforetakene og leverandørene skjer på en faglig og etisk korrekt måte. Avtalen skal bidra til åpenhet og ryddighet mellom leverandørene og helseforetakene, og regulerer all kontakt mellom helsepersonellet og leverandørene av medisinsk utstyr i Norge.

Samarbeidsavtalen regulerer forholdet mellom leverandører og helseforetak, ikke bare i en kjøpssituasjon, men også i den daglige omgangen mellom bedrifter, forskere og helsepersonell. Den legger et felles sett av normer og kjøreregler, og skal sørge for ivaretakelse av behovet for god informasjon til helsepersonell om legemidler og medisinsk utstyr.

Avtalen gjelder for alle helseforetak i landet på den ene siden, og for alle leverandører til helseforetakene, også de som ikke er tilknyttet LFH og Legemiddelindustrien (LMI)

Samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og LFH

Legemiddelindustrien (LMI)

Samarbeidsavtale med Legemiddelindustrien

Helse Midt-Norge RHF og Legemiddelindustrien (LMI) undertegnet i 2006 en samarbeidsavtale for å regulere samhandlingen mellom helseforetakene og bedrifter innen legemiddelbransjen.

Avtalen gjelder for alle helseforetak og for alle LMIs medlemsfirmaer. I tillegg er helseforetakene pålagt å anvende avtalen overfor legemiddelselskaper som ikke er medlemmer av LMI

Samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og legemiddelindustrien er både ønskelig og nødvendig. Dette samarbeidet skal styres av faglighet og etikk, og det skal være full åpenhet om samarbeidet. Høy faglig integritet og etisk standard bygger tillit, og tillit gir muligheter og handlingsrom. Derfor vil økt tillit ha positive konsekvenser både for helsepersonell og for legemiddelindustrien.

Gjelder alt samarbeid

Samarbeidsavtalen handler blant annet om hvordan ansatte i spesialisthelsetjenesten og legemiddelindustrien skal forholde seg til invitasjoner, møter og kurs, gaver, forskningssamarbeid og pasientopplæring.

Case-samling

For at avtalen skal fungere etter hensikten, er det svært viktig at den praktiseres likt av alle helseforetak og legemiddelfirmaer over hele landet. Derfor er avtaleteksten ganske detaljert. I tillegg til selve avtalen er det utarbeidet en case-samling med eksempler på situasjoner der avtalen gjelder. Her er det laget eksempel-løsninger som avtalepartene er enige om at er i tråd med avtalen. Eksemplene er spilt inn av de regionale helseforetakene og LMIs medlemsbedrifter, og bearbeidet av en gruppe med representanter for avtalepartene.

Informasjon

Det er også laget en informasjonspakke som er sendt ut til alle helseforetak. Denne inneholder selve avtalen, case-samlingen, bakgrunnsdokumenter, samt en Powerpoint-presentasjon. I januar 2006 ble det distribuert en brosjyre som oppsummerer de mest sentrale punktene i avtalen.

Samarbeidavtalen

Eksempelsamling