For leverandører

Er du leverandør?

Er du leverandør til foretak i Helse Midt-Norge fakturerer du oss med elektronisk faktura i henhold til standarden elektronisk handelsformat (EHF).

I avtaler inngått etter 1. juli 2012 skal alle statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i EHF-format.

Gevinstene er store, ved at:

  • Driftskostnadene er lavere både for avsender og mottaker
  • Fakturahåndteringen er mer effektiv og kvaliteten bedre
  • Mindre bruk av papir sparer miljøet

Helse Midt-Norge ønsker å bidra til økt volum av EHF-faktura og elektronisk samhandling for øvrig.

SAP - nytt logistikk og økonomisystem innføres i 2016 og 2017

Helse Midt-Norge tar i bruk SAP som nytt logistikk- og økonomisystem i alle foretakene i foretaksgruppen. Dette vil skje gjennom en trinnvis idriftsetting i løpet av 2016 og 2017. Den nye løsningen vil støtte alle økonomiprosessene i Helse Midt-Norge. I tillegg vil det innføres SAP for logistikkprosesser (innkjøp, lager osv.) for fem forsyningskjeder (forbruksvarer, medisinsk teknisk utstyr, IKT, tjenester og helsetjenester).

Innføring av nytt system for logistikk og økonomi i Helse Midt-Norge vil også innebære endringer for leverandørene. Blant annet vil bruk av kundens referansefelt på faktura endres ved overgangen til SAP.

Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord-Trøndelag innførte ny løsning 1. juni 2016. 1. desember 2016 har også Helse Møre og Romsdal HF og Sykehusapotekene i Midt-Norge HF tatt i bruk ny løsning.

Det vi bli gitt informasjon til leverandørene når øvrige foretak går over til ny løsning. Dette vil gjelder:

  • St. Olavs Hospital HF
  • Trøndelag Ortopediske Verksted AS

E-Handel ved hjelp av elektronisk handelsformat

Helse Midt-Norge har etablerte løsning for EHF-faktura. Pr april 2016 utgjør EHF-faktura omlag 60 % av alle inngående faktura til helseregionen. Ved innføring av nytt økonomi- og logistikkløsning i regionen er det et mål at alle inngående faktura skal være på. EHF.  

I løpet av 2016 og 2017 innfører Helse Midt-Norge EHF-format på flere medlingstyper. 

Helse Midt-Norge innfører E-handel ved hjelp av elektronisk handelsformat (EHF), og ikke via IBX/ehandelsplattformen. Dette innebærer meldingsutveksling mellom kjøper og selger i henhold til Difis anbefalte EHF-standard (basert på den europeiske PEPPOL-standarden).

I tillegg til faktura skal Helse Midt-Norge ta i bruk EHF-formatet på følgende meldingstyper:

  • Katalog
  • Ordre (skjer etter 01.12.2016)
  • Ordrebekreftelse (skjer etter 01.12.2016)

Hvordan komme i gang?

Hvordan komme i gang som leverandør? 

Støtter ditt ERP-system EHF-formatet?

Helse Midt-Norge vil i tillegg til EHF-faktura ta i bruk følgende meldingstyper:

  • EHF Katalog
  • EHF Ordre
  • EHF Ordrebekreftelse


Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?

For å få til reell E-handel, må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og man må være registrert i ELMA -registeret. 

Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:

Aksesspunkt for EHF og BIS formater

Hva er et Aksesspunkt?

ELMA Adresseregister

Har du signert samhandlingsavtale med Helse Midt-Norge?

Helse Midt-Norge vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger). Overgangen til nytt system vil innebære at det vil etableres én samhandlingsavtale mellom Helse Midt-Norge og leverandørene, og at denne vil standardiseres for alle foretakene.

St. Olavs Hospital HF er det eneste foretaket i regionen som benytter elektronisk handel i dag, og de har inngått egne samhandlingsavtaler. Når St. Olav Hospital går over til SAP i 2017 vil nye samhandlingsavtaler inngått av Helse Midt-Norge erstatte samhandlingsavtaler inngått av St. Olavs Hospital HF.

Samhandlingsavtale

Collaboration agreement

Foretak:

Oppstartsdato:

Helse Nord-Trøndelag HF

01.06.2016

Helse Midt-Norge RHF (inkl. Hemit)

01.06.2016

Helse Møre og Romsdal

01.12.2016

Sykehusapotekene i Midt-Norge HF

01.12.2016

St. Olavs Hospital HF

01.03.2017

Trøndelag Ortopediske Verksted AS

01.03.2017

Har vi mottatt dine EHF - kataloger?

Helse Midt-Norge ønsker at våre leverandører leverer 1 EHF-katalog pr. innkjøpskontrakt. For eventuelle kjøp utenfor avtale, ønsker vi en separat katalog. 


De leverandørene som driver E-handel med St. Olavs Hospital HF via Ehandelsplattformen i dag, vil måtte gå over til EHF-kataloger og aksesspunkt. I perioden 1. juni 2016 til planlagt driftsstart for St. Olavs Hospital HF i 2017, vil leverandørene måtte levere på både Ehandelsplattformen (til St. Olavs Hospital HF) og EHF til resterende foretak i Helse Midt-Norge.

Ved spørsmål ta kontakt med Helse Midt-Norge RHF Driftssenter logistikk og økonomi.
e-post adresse: hmn.katalog@helse-midt.no


Hvordan sende en EHF faktura?

Leverandører til helseforetak i Helse Midt-Norge skal sende faktura i henhold til EHF-formatet. For å kunne sende faktura til riktig mottaker, må dere ha korrekt organisasjonsnummer til mottaker. Dette fordi organisasjonsnummeret fungerer som fakturaadresse i EHF-formatet.

Hvordan sende EHF- faktura?

STEG 1. Ta kontakt med aksesspunktet deres

Dersom dere allerede samarbeider med et aksesspunkt, kan dere starte med å sende oss EHF-faktura (se steg 2). Hvis dere på nåværende tidspunkt ikke kan sende EHF-faktura og/eller ikke er tilkoblet et aksesspunkt, finnes det informasjon om godkjente aksesspunkt og hvordan man kommer i gang på www.anskaffelser.no, ytterligere detaljer finnes på:

Hvordan komme i gang?

Aksesspunkt – transportformidlerene i infrastrukturen

STEG 2. Opprett en produksjonsfaktura

Hvis dere i dag allerede sender fakturaer til andre kunder så kan dere legge inn EHF-fakturaadressen til det gjeldende foretaket i Helse Midt-Norge og starte sending av elektroniske fakturaer.

Hvis dere ønsker å starte med å sende en testfaktura til vårt produksjonsmiljø, så gå til steg 3.

Helse Midt-Norge ønsker at leverandørene sender e-post til kontaktperson hos det respektive foretak ved førstegangs oversendelse av faktura, slik at man har oversikt hvis oversendelse av faktura skulle feile.

 

STEG 3. Opprett en testfaktura

Opprett en testfaktura på kr. 1,00 i samsvar med innholdskravene dere finner senere i dette dokumentet. For at Helse Midt-Norge skal kunne automatisere sin fakturahåndtering, er det viktig at alle nødvendige felter inkluderes i deres testfaktura.

 

STEG 4. Send testfakturaen

Send testfakturaen til deres aksesspunkt, som så vil sende fakturaen videre til Helse Midt-Norges aksesspunkt. Fakturaen blir så videreformidlet til Helse Midt-Norge. Etter at dere har sendt testfakturaen vennligst gi beskjed pr. epost til kontaktperson hos Helse Midt-Norge. Se liste over kontaktperson pr. foretak i Helse Midt-Norge nedenfor.

Vær oppmerksom på at testfakturaene vil gå direkte inn i produksjonsmiljøet til Helse Midt-Norge.

 

STEG 5. Motta tilbakemelding

Helse Midt-Norge vil kontrollere testfakturaen, ev. be deg modifisere testfakturaen og gjenta steg 2 og 3, eller umiddelbart gi sin godkjenning til å begynne og sende EHF-faktura.

 

STEG 6. Begynn å sende elektroniske faktura

EHF-fakturaene skal sendes på samme måte som i steg 3 når løsningen skal settes i produksjon. Vennligst informer kontaktperson hos Helse Midt-Norge (jf. liste nedenfor) når dere har sendt første EHF-faktura. Vedkommende vil kontrollere at denne fakturaen er riktig mottatt.

Hvis dere eller deres aksesspunkt trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.

  • For Helse Midt-Norge RHF,Helse Nord-Trøndelag HF, Helse Møre og Romsdal HF, St.Olavs Hospital HF og Sykehusapotekene i Midt-Norge HF:
    Detaljert fakturainnhold

Innholdskrav

Vennligst merk følgende

Når dere skal sende første reelle elektroniske faktura, vennligst informer deres kontaktperson hos Helse Midt-Norge først. Faktura til Helse Midt-Norge må alltid inneholde oppgitt referanse­verdi. Foretakene i konsernet Helse Midt-Norge benytter ulike løsninger for referansefelt. Det er derfor viktig at leverandørene tar kontakt med det enkelte foretak mht. riktig referanseverdi.

I ny økonomi- og logistikkløsning er det etablert to ulike løsninger for bruk av referansefeltet. Her skal innkjøpsordrenummer fra Helse Midt-Norge benyttes når det foreligger. For andre fakturaer skal e-postadressen til fakturamottaker benyttes. Fra og med 1. desember 2016 gjelder denne løsningen for Helse Midt-Norge RHF (983658776), Helse Møre og Romsdal HF (997005562) og Sykehusapotekene i Midt-Norge HF (983974805), Helse Nord-Trøndelag HF (983974791). Endringer for øvrige foretak kommer senere.

Fakturatyper

I utgangspunktet skal alle fakturatyper som kan formidles elektronisk via EHF-standarden også kunne mottas av Helse Midt-Norge. Det bemerkes likevel at enkelte fakturatyper kan ha et innhold som krever nærmere avklaringer med mottakende foretak i Helse Midt-Norge for at de skal kunne mottas som forutsatt. Dette forbeholdet gjelder fram til ny økonomi- og logistikk løsning er tatt i bruk. Ut over dette gjelder noen generelle henstillinger tilknyttet bruk av enkeltfakturaer versus samlefakturaer.

Enkeltfakturaer

Helse Midt-Norge ønsker at alle fakturaer utstedes enkeltvis. Dette for å unngå betalingsforsinkelser forårsaket av tidkrevende attestasjon og anvisning hos en rekke personer.

Samlefakturaer

Helse Midt-Norge ønsker ikke samlefakturaer.

Vedlegg

Helse Midt-Norge er foreløpig kun i stand til å motta vedlegg i PDF-format. Helse Midt-Norge oppfordrer leverandørene til å utruste fakturafilen med mest mulig av den nødvendige informasjon for å kunne attestere og anvise fakturaen, og å legge minst mulig informasjon i vedlegg.

Visningskopi

Visningskopier som vedlegges må være i PDF-format. Dersom visningskopi ikke er vedlagt, eller i et annet format enn PDF, genereres en standardisert visningskopi som ikke nødvendigvis inneholder all informasjon dere ønsker å formidle.

Krav til enkeltleverandører

De krav som framgår i dette dokumentet kan bli komplettert av tilleggskrav basert på eventuelle særforhold tilknyttet leverandørens fakturering av foretak i Helse Midt-Norge. Slike tilleggskrav reguleres i avtale mellom leverandøren og Helse Midt-Norge som kunde.

Utenlandske leverandørfakturaer

Disse må i tillegg til de generelle kravene også inneholde:

  • IBAN og BIC (swift)-koder
  • Opplysninger om betalingsvaluta


Se forøvrig egen informasjon til leverandører på engelsk.

Purringer/inkassosaker

Sendes i papirform per post.

Fakturaadresser

Fakturaen må ha korrekt EHF-adresse (organisasjonsnummer til korrekt foretak/kunde). Denne adressen er nødvendig for korrekt leveranse av fakturaen til mottaker. Fakturaer som ikke inneholder adresse stoppes automatisk, og kommer ikke fram til Helse Midt-Norge. Se kontaktinfo-tabell nederst i dokumentet.

Fakturainnhold

Følgende informasjon må være med i alle fakturaer som sendes til foretak i Helse Midt-Norge. Alle felter skal inkluderes uten formatering (Eksempelvis organisasjonsnummer: 123456789 og bankkontonummer: 12341212345).

Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises av Helse Midt-Norge.

Kontaktinfo:

Helse Midt-Norge RHF:

Fakturaadresse: 983658776

Kontaktperson for testfaktura Marit Løvstad tlf: 74 09 79 85 og Ingrid Lian tlf: 74 09 89 33

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold

Camilla Lereggen tlf: 916 72 720 eller Ann-Bente Hegre tlf: 74 83 99 29

Helse Midt-Norge RHF Driftssenteret LØ: Hilde Meldal, tlf: 990 33 292

Helse Midt-Norge IT:

Kontaktperson for testfaktura Ingrid Lian tlf: 74 09 89 33

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Bjørn Owesen tlf: 934 03 051

Helse Nord Trøndelag HF:

Fakturaadresse: 983974791

Kontaktperson for testfaktura Emmy Buran tlf: 74 09 81 22

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Jan Kjøren tlf: 74 09 80 15

St.Olavs Hospital HF:

Fakturaadresse: 883974832

Kontaktperson for testfaktura Linda Bergsaune tlf: 72 82 22 70

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Linda Bergsaune tlf: 72 82 22 70

Helse Møre og Romsdal HF:

Fakturadresse: 997005562

Kontaktperson for testfaktura Randi Skjørli tlf: 71 12 12 21

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Randi Skjørli tlf: 71 12 12 21

Sykehusapotekene i Midt-Norge HF:

Fakturaadresse: 983974805

Kontaktperson for testfaktura, referansefelt og andre krav til innhold Tove Stakvik tlf: 71 12 12 23

Kontaktperson for referansefelt og andre krav til innhold Tove Stakvik tlf: 71 12 12 23

Electronic invoices from all suppliers

  • The Central Norway Regional Health Authority requires electronic invoices from all suppliers
  • All new contracts and agreements that are entered into after 14 August 2012 MUST contain the requirement that all invoices and credit notes are to be sent through the electronic procurement system, in Norwegian called "elektronisk handelsformat (EHF)".
  • By contract/agreement/procurement we mean all forms of ordering goods and services.
  • This requirement also applies when the enterprise exercises an option on already entered into contracts/agreements.
  • The requirement that electronic invoices and credit notes have to be used also refers to in-house suppliers.
  • This requirement applies regardless the number of invoices from the supplier.

For suppliers of goods and services to Central Norway Regional Health Authority this means you will have to:

  • Enter into an agreement with an access point
  • Send all invoices and credit notes in the e-format ("Elektronisk handelsformat (EHF"))

Electronic Invoice

Sending and receiving invoices, creditnotes and reminders electronically and in a standard file format.

How to send an electronic invoice

Anskaffelser

Alle prosessene følger Lov om offentlige anskaffelser. Regelverket skal medvirke til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmenheten kan ha tillit til at kjøp til offentlig sektor skjer på en samfunnstjenelig måte. Blant de grunnleggende kravene i regelverket er:

  • god forretningsskikk
  • høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen
  • lik behandling av leverandører

Alle anskaffelser i Helse Midt-Norges regi skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse, og anskaffelsesprosessene skal være forutsigbare, gjennomsiktige og etterprøvbare.

Innkjøpsavdelingen i Helse Midt-Norge RHF har det overordnede ansvaret for styring og samordning av de regionale og nasjonale anskaffelsesprosessene. I dette ligger også ansvaret for kategoristruktur og styring.
Det operasjonelle innkjøpet (avrop på rammeavtaler/bestilling av varer og tjenester) skjer på det enkelte helseforetak.

Helse Midt-Norge ønsker et konstruktivt samarbeid mellom helseforetak og leverandører basert på tillit, åpenhet og gjensidig respekt. I samarbeid med de andre helseregionene er det utarbeidet dokumenter, avtaler og retningslinjer for å sikre et godt samarbeid mellom leverandører og helseforetakene.

Kunngjøringer

Alle våre anskaffelser kunngjøres på nettstedet:

doffin.no

Samfunnsansvar

Etisk handel

Etisk handel inngår i begrepet om samfunnsansvar og kan defineres som samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar arbeidsforhold i leverandørkjeden. Etiske retningslinjer, eller krav, beskriver minstestandarder for arbeidsforholdene. Å stille etiske krav handler om å respektere grunnleggende arbeidstaker- og menneskerettigheter. Anvendelsen i dag er særlig knyttet til arbeidsforhold i arbeidsintensive eksportindustrier i utviklingsland. Tilnærmingen er derfor å stille krav i kontrakten med leverandøren om at varene skal være framstilt under arbeidsforhold som er anstendige, og at det er sporbarhet i leverandørkjeden.

Helse Midt-Norge er medlem av IEH som er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel med formål å samarbeide for handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. IEH deltar i det nasjonal prosjektet om etisk handel i helseforetakene. Som medlem av organisasjonen har helseforetakenes medarbeidere mulighet til å delta på kurs arrangert av IEH. De har også utarbeidet ulike typer verktøy til hjelp for innkjøpere og støtter helseforetakene i revisjoner og oppfølging

Svanemerket er det offisielle nordiske miljømerket. Merkingen stiller krav til miljøpåvirkning i hele verdikjeden, fra råvare, via produksjon, distribusjon og til produktet endelig kasseres. Helse Midt-Norge er medlem i Svanemerkets innkjøperklubb.

Helse Midt-Norge er medlem av Grønt Punkt, som sikrer og administrerer finansiering av returordningene for plast-, metall-, og glassemballasje, emballasjekartong, drikkekartong og bølgepapp. I tillegg drifter Grønt Punkt Norge AS innsamling og gjenvinning av plastemballasje, emballasjekartong og drikkekartong på vegne av Plastretur AS og Norsk Returkartong AS. Kontrollmedlemskapet betyr at vi er forpliktet til å kontrollere om våre leverandører er medlem i Grønt Punkt.

Samarbeidsavtaler

Helse Midt-Norge RHF og leverandørforeningen Medtek

Helse Midt-Norge RHF og Leverandørforeningen for helse-Norge (LHF) undertegnet i august 2010 en samarbeidsavtale som sikrer at samhandlingen mellom ansatte i helseforetakene og leverandørene skjer på en faglig og etisk korrekt måte. Avtalen skal bidra til åpenhet og ryddighet mellom leverandørene og helseforetakene, og regulerer all kontakt mellom helsepersonellet og leverandørene av medisinsk utstyr i Norge.

Samarbeidsavtalen regulerer forholdet mellom leverandører og helseforetak, ikke bare i en kjøpssituasjon, men også i den daglige omgangen mellom bedrifter, forskere og helsepersonell. Den legger et felles sett av normer og kjøreregler, og skal sørge for ivaretakelse av behovet for god informasjon til helsepersonell om legemidler og medisinsk utstyr.

Avtalen gjelder for alle helseforetak i landet på den ene siden, og for alle leverandører til helseforetakene, også de som ikke er tilknyttet LFH og Legemiddelindustrien (LMI)

Samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og LFH

Legemiddelindustrien (LMI)

  

Samarbeidsavtale med Legemiddelindustrien

Helse Midt-Norge RHF og Legemiddelindustrien (LMI) undertegnet i 2006 en samarbeidsavtale for å regulere samhandlingen mellom helseforetakene og bedrifter innen legemiddelbransjen.

Avtalen gjelder for alle helseforetak og for alle LMIs medlemsfirmaer. I tillegg er helseforetakene pålagt å anvende avtalen overfor legemiddelselskaper som ikke er medlemmer av LMI

Samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og legemiddelindustrien er både ønskelig og nødvendig. Dette samarbeidet skal styres av faglighet og etikk, og det skal være full åpenhet om samarbeidet. Høy faglig integritet og etisk standard bygger tillit, og tillit gir muligheter og handlingsrom. Derfor vil økt tillit ha positive konsekvenser både for helsepersonell og for legemiddelindustrien.

Gjelder alt samarbeid

Samarbeidsavtalen handler blant annet om hvordan ansatte i spesialisthelsetjenesten og legemiddelindustrien skal forholde seg til invitasjoner, møter og kurs, gaver, forskningssamarbeid og pasientopplæring.

Case-samling

For at avtalen skal fungere etter hensikten, er det svært viktig at den praktiseres likt av alle helseforetak og legemiddelfirmaer over hele landet. Derfor er avtaleteksten ganske detaljert. I tillegg til selve avtalen er det utarbeidet en case-samling med eksempler på situasjoner der avtalen gjelder. Her er det laget eksempel-løsninger som avtalepartene er enige om at er i tråd med avtalen. Eksemplene er spilt inn av de regionale helseforetakene og LMIs medlemsbedrifter, og bearbeidet av en gruppe med representanter for avtalepartene.

Informasjon

Det er også laget en informasjonspakke som er sendt ut til alle helseforetak. Denne inneholder selve avtalen, case-samlingen, bakgrunnsdokumenter, samt en Powerpoint-presentasjon. I januar 2006 ble det distribuert en brosjyre som oppsummerer de mest sentrale punktene i avtalen.

Samarbeidavtalen

Eksempelsamling