Internrevisjonen baserer sitt arbeid på etiske regler, prinsipper og standarder for utøvelse av internrevisjon, samt definisjon av internrevisjon som er fastsatt av The Institute of Internal Auditors (IlA) og som forvaltes av IIA Norge.
Hvert år utarbeider Internrevisjonen en revisjonsplan som godkjennes av styret i Helse Midt-Norge RHF. Revisjonsplanen er basert på risikovurderinger knyttet opp mot overordnede strategier og mål for foretaksgruppen. Internrevisjonen skal legge til rette for åpen og god kommunikasjon om innspill til revisjonsplanen fra styrene i helseforetakene. Administrerende direktør i det regionale helseforetaket kan foreslå revisjoner i underliggende helseforetak og i virksomheter som det regionale helseforetaket eier eller har avtale med.
Internrevisjonen rapporterer resultatet av revisjonsarbeidet til styret i Helse Midt-Norge RHF i egen årsrapport. Internrevisjonen kan med hjemmel i helseforetaksloven § 37a, 4. ledd, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som den finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Alle som utfører arbeid for Internrevisjonen, også midlertidig tilsette og eksterne ressurser, har taushetsplikt.
Et revisjonsoppdrag skal planlegges, gjennomføres, kommuniseres og følges opp. Internrevisjonen skal legge til rette for god samhandling og forutsigbarhet i de i fire fasene:
1. Planlegge revisjonsoppdraget
Arbeidet starter med innledende undersøkelser for å kunne lage en oppdragsplan. Oppdragsplanen er rammen for revisjonsoppdraget. Denne beskriver mål og problemstillinger, omfang og undersøkelsesmetoder, foreløpig tidsplan samt ressurser og kompetanse som kreves for å gjennomføre oppdraget. Oppdragsplanen godkjennes av leder for Internrevisjonen. Deretter utarbeider revisjonsteamet et mer detaljert revisjonsprogram.
Helseforetaket som revideres mottar et brev med varsel om revisjon. Her fremkommer formålet med revisjonsoppdraget. Vedlagt brevet følger en oppdragsplan. Internrevisjonen ber om en kontaktperson som kan bistå med praktisk tilrettelegging og å hente inn nødvendig dokumentasjon.
Innledende møter og oppstartaktiviteter for å utveksle informasjon blir tilpasset og avtalt med helseforetaket. Dokumentasjon oversendes etter nærmere avtale.
2. Gjennomføre revisjonshandlinger
Informasjon blir samlet inn og tilstanden på området som skal undersøkes blir vurdert nærmere. Internrevisjonen kombinerer flere undersøkelsesmetoder. Vanlige metoder er dokumentgjennomgang, intervjuer, prosessgjennomgang, testing og undersøkelser av praksis, demonstrasjon av verktøy, spørreundersøkelser og observasjon i møter. Resultatet av undersøkelsene blir vurdert opp mot kriterier for god intern styring og kontroll.
3. Kommunisere resultater
Internrevisjonen og det reviderte helseforetaket avtaler en hensiktsmessig prosess for å verifisere at revisjonens faktagrunnlag er korrekt. Dialogmøte med nøkkelpersoner kan være et alternativ. Utkast til rapport sendes til helseforetaket slik at eventuelle feil i faktagrunnlaget blir rettet opp. Samtidig får helseforetaket anledning til å komme med presiseringer og gi tilleggsinformasjon som kan ha betydning for Internrevisjonens vurderinger og konklusjoner. Etter dette blir det utarbeidet en endelig rapport som sendes til styret og administrerende direktør i helseforetaket. Styret behandler revisjonsrapporten og helseforetakets plan for hvordan anbefalingene vil bli ivaretatt.
Revisjoner gjennomført i det regionale helseforetaket behandles etter tilsvarende prosess, og rapporter legges frem for styret i Helse Midt-Norge RHF til behandling.
Eventuell alvorlig svikt eller mangler som blir kjent under gjennomføring av revisjonen, vil umiddelbart bli meddelt administrerende direktør.
Internrevisjonen presenterer som oftest revisjonsrapporten for styret og ledelsen i helseforetaket. Dersom det er et ønske fra helseforetaket, bidrar internrevisjonen i det påfølgende forbedringsarbeidet med å dele sine erfaringer og vurderinger.
Resultatet av gjennomførte revisjoner i helseforetakene blir lagt frem for revisjonsutvalget.
4. Følge opp fremdrift i forbedringsarbeidet etter gjennomført revisjon
Internrevisjonen følger årlig opp forbedringsarbeidet etter revisjoner. Oppfølgingen starter normalt året etter at revisjonen er gjennomført. Internrevisjonen ber om å få tilsendt dokumentasjon som viser status for planlagte tiltak. Ofte gjennomføres et oppfølgingsmøte med helseforetaket. Resultatene fra oppfølgingen rapporteres til revisjonsutvalget og styret.
Aktuelle helseforetak mottar et brev med varsel om oppfølging av intern revisjon gjennomført av internrevisjonen. Internrevisjonen ber om at det blir oppnevnt en kontaktperson som kan bistå i arbeidet. Resultatene fra oppfølgingen oppsummeres i eget brev til helseforetaket. Her fremgår det om revisjonen avsluttes fra internrevisjonens side, eller om det er forbedringsarbeid som vil bli fulgt opp neste år.
