Vurderingsprosess

Når en søknad om regionale forskningsmidler innleveres i eSøknad, sendes det automatisk ut en kvittering pr. e-post fra søknadsportalen til søker. 
 
Sekretariatet for Samarbeidsorganet gjennomgår alle søknadene etter at søknadsfristen har utløpt. I den administrative gjennomgangen blir søknadene undersøkt opp mot krav og føringer gjengitt i utlysningen. Søknader som ikke oppfyller formelle krav blir avvist. Søker vil i så tilfelle bli orientert om dette.  
 
Se oversikt over mulige årsaker til avvisning av søknader.

Søknadene vurderes av vitenskapelige komiteer som er bredt sammensatt av fagpersoner fra øvrige helseregioner. Søknadene fordeles på faginndelte vurderingskomiteer. Det nedsettes en egen komité for Felles forskningsutvalg. Fordelingen av søknadene baserer seg i stor grad på klassifisering av fagområde som definert i søknaden. Korrekt klassifisering av søknaden er derfor et sentralt element i søknadsutformingen.  

Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, møtes fagpersonene i komitemøter. I komitemøtene diskuteres alle søknader og det utarbeides en rangering av søknadene innenfor hver søknadskategori. Etter komitemøtene er gjennomført møter lederne fra hver komite i hovedkomitemøtet. I hovedkomitemøtet utarbeides en endelig rangering i hver kategori. Denne oversendes til Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet som utarbeider et forslag til innstilling til vedtak.  

I etterkant av den vitenskapelige vurderingen vil en hovedkomité bestående av lederne for de ulike vitenskapelige komiteene utarbeide en endelig rangering av søknader innen hver søknadskategori. Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet vil deretter utarbeide et forslag til innstilling, før godkjenning i Regionalt samarbeidsutvalg for forskning og innovasjon og vedtak om tildeling i Samarbeidsorganet. Ved innstilling for tildeling blir det lagt vekt på vurdering fra vitenskapelig komité, samarbeid med helseforetak (gjelder søknader utenom helseforetak), brukermedvirkning, gjeldende strategiske mål og regionale prioriteringer.  

Alle søkere vil få tilsendt skriftlig tilbakemelding fra vitenskapelig komité innen utgangen av året. Nærmeste leder ved vertsinstitusjon (klinikksjef/instituttleder/andre) kan få tilsendt den skriftlige tilbakemeldingen etter forespørsel.

Vedtak om tildeling eller avslag følger av både faglig skjønn og strategiske vurderinger, og kan ikke påklages. Det er kun anledning til å klage på saksbehandlingsfeil. Klagefrist er tre uker etter at vurdering av søknaden er mottatt. En klage skal fremmes fra søkerinstitusjon ved at ansvarlig leder skriver under på klagen. En klage skal være skriftlig og begrunnet, og vil behandles av arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet/ Felles Forskningsutvalg.

Søknader til FFU behandles etter samme retningslinjer og krav som søknader til Samarbeidsorganet, men administreres av ansatte ved Fakultet for medisin og helsevitenskap, NTNU, og vurderes av egen komite.

Ved vurdering av søknader til FFU er det Arbeidsutvalget for FFU som utarbeider forslag til innstilling på grunnlag av rangering fra den vitenskapelige komiteen. Også her vil det tas hensyn til brukermedvirkning, samarbeid mellom klinikk og institutt og gjeldende strategiske mål. Innstillingen godkjennes i FFU før endelig vedtak om tildeling fattes av Samarbeidsorganet.

For søknader til Felles Forskningsutvalg kreves det samarbeid mellom MH-fakultetet og St. Olavs hospital, uavhengig av hvilken institusjon søknaden kommer fra.