For deg som har fått midler

Har du mottatt midler fra Helse Midt-Norge RHF gjennom Samarbeidsorganet eller Felles Forskningsutvalg? Her finner du retningslinjer og søknadsskjema for endring av tildelte midler, samt informasjon om krav om rapportering, forfatteradresse i publikasjoner.

Søknadsskjema for endringer i pågående prosjekter

Helse Midt-Norge RHF skal, som finansieringskilde, godkjenne alle endringer i bruk av tildelte prosjektmidler og stipend. Det er derfor et krav at det blir sendt formell søknad ved behov for omdisponering av midler, forlengelse av prosjektperiode, permisjon fra stilling m.m.

Alle søknader om endring skal skje i samråd med prosjektleder og prosjektøkonom. Vi gjør oppmerksom på at Helse Midt-Norge kun kan godkjenne endringer i bruken av prosjektmidler eller stipend. Formaliteter ved arbeidsforholdet er regulert av lovverk og må avklares med arbeidsgiver.

Søknad om endring skal sendes via eget søknadsskjema​​ ​​Søknadene behandles fortløpende, og senest innen tre uker.

Retningslinjene for søknad om endringer er revidert og gjeldende fra 15. mars 2022.

Endringer før oppstart av prosjektet

Det kan søkes om:

  • endring av stillingsandel
  • endring av ansettelsesinstitusjon
  • oppstartdato etter 1. oktober. Utsatt oppstart blir bare innvilget ved spesielle dokumenterte grunner, som f.eks. sykdom. Forsinkelse i fullføring av mastergrad eller doktoravhandling gir ikke grunn for utsatt oppstart.

Det kan ikke søkes om:

  • ​overføring av ph.d.-, postdoktor-, forsker- eller utenlandsstipend til andre kandidater uten at det blir lagt fram spesielle, dokumenterte grunner. Dette er personlige stipender hvor kandidatens kompetanse ligger til grunn for tildeling. Dersom en kandidat trekker seg etter tildeling av stipend, skal sekretariatet for Samarbeidsorganet informeres umiddelbart. 

Omdisponering av midler i prosjektperioden

Driftsmidler kan bli brukt til lønn for f.eks. prosjektleder eller ansatte i tekniske stillinger.

Det kan ikke søkes om:

  • å omgjøre ekstra driftsmidler (utover rundsum) til lønn for å forlenge midlertidige stillinger (ph.d., postdoktor-, forskerstillinger).
  • å overføre tildelte midler til et andre prosjekt enn det prosjektet tildelingen er gitt til. Tildelingen kan ikke bli brukt verken til andre pågående prosjekter eller til utvikling av nye prosjekter som bygger på det prosjektet tildelingen er gitt til.

Det er et grunnleggende prinsipp at de tildelte midlene skal brukes til å løse de faglige problemstillingene som er beskrevet i søknaden. Det er en forventning om at resultatet fra arbeidet skal bli publisert. Det er ikke tillatt å bruke midlene til frikjøp for søknadsskriving (unntak gjeder der midler er tildelt fra Samarbeidsorganets EU-incentiver).

Forlenget bruk av midler

Det kan søkes om forlenget bruk av tildelte midler ved forsinkelser i prosjekter. 
Vi ber om at slik søknad sendes i god tid før opprinnelig sluttdato for prosjektet. Begrunnelse for forsinkelse skal oppgis i søknaden, sammen med gjenstående beløp og ny sluttdato for prosjektet.

For prosjektmidler kan det som hovedregel gis inntil 1 år utover opprinnelig tildelt prosjektperiode. Ved behov for forlengelse utover dette må søknaden behandles særskilt.


For ph.d.-prosjekter kan det søkes om forlengelse av midler i inntil 3 mnd etter disputas. Forutsetningen er at bruken av midlene er direkte knyttet til selve avhandlingen, f.eks. publiserings- eller trykkeutgifter, eller utgifter knyttet til presentasjon av avhandlingen på konferanser. 

Permisjon og reduksjon av stillingsandel

Det skilles mellom lovfestet permisjon og frivillig permisjon. Lovfestede permisjoner (som svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon m.m.) er arbeidstagers rett og skal avtales direkte med arbeidsgiver. Dersom du har fått innvilget lovfestet permisjon fra arbeidsgiver, skal sekretariatet bli informert så snart som mulig. Informasjonen skal inneholde ny sluttdato for prosjektet (sluttdato skal beregnes av prosjektøkonom eller HR-ansvarlig).

Ved frivillig permisjon eller redusert stillingsandel som vil føre til behov for forlenget bruk av midlene, skal det alltid søkes om godkjenning på forhånd.

Det kan søkes om:

  • ​redusert stillingsandel/permisjon på bakgrunn av ønske om å jobbe i klinikk, undervisning e.l. Disse søknadene vil bli skjønnsmessig vurdert av Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet. Søknaden skal inneholde ny sluttdato for prosjektet (beregnet av prosjektøkonom eller HR-ansvarlig).

Det kan ikke søkes om:

  • lavere stillingsandel enn 50%. I tråd med lovverk for midlertidlige stillinger kan ph.d.-stipendiat/postdoktorstilling strekke seg over en periode på maksimalt 6 år. Det kan i spesielle tilfeller søkes om forlengelser ut fra tungtveiende, dokumenterte grunner.
  • frivillig permisjon utover 6 måneder. Unntak kan gis for leger i turnustjeneste eller i spesialiseringsløp.

Viktig informasjon for personer i stipendiatstillinger:

Flere forhold knyttet til midlertidige stillinger som ph.d-, postdoktor- eller forskerstillinger er regulert av HR-lovgivning. Stipendmottaker må i tilfelle forsinket oppstart i stillingen eller behov for redusert stilling eller permisjon, avklare dette med arbeidsgiver. Doktorgradsstipendiater må også følge forpliktelsene på doktorgradsprogrammet de er tatt opp på.

Rapportering

Forskere som har mottatt midler fra Helse Midt-Norge rapporterer hvert år via eRapport, et felles forskningsregister for de fire regionale helseforetakene.

Alle rapporter er offentlig tilgjengelige, og det er mulig å søke på rapporter fra tidligere år. Du kan søke både på navn, institusjon, fagområde m.m.

Rapportering er en forutsetning for videreføring av midler fra Helse Midt-Norge. Alle som har mottatt midler vil få tilsendt e-post med anmodning om rapport i januar hvert år. Rapporten skal gi en oversikt over aktiviteten i prosjektet det foregående året. Manglende rapportering kan føre til at midlene trekkes tilbake før prosjektperiodens utløp.

Innsendte rapporter ligger til grunn for videre rapportering til Helse og Omsorgsdepartementet, samt den nasjonale rapporten Forskning og innovasjon til pasientens beste, som utarbeides i fellesskap av de regionale helseforetakene.

Publikasjoner og adressering

Den dokumenterte forskningsaktiviteten i helseforetakene ligger til grunn for Helse- og omsorgsdepartementets fordeling av det statlige øremerkede tilskuddet til forskning i de regionale helseforetakene. Publikasjonspoeng er en av indikatorene som benyttes for å måle forskningsaktiviteten. For at helseforetaket skal få uttelling i form av publikasjonspoeng, må forfattere føre på adressen til et lokalt helseforetak på publikasjoner der finansiering helt eller delvis kommer fra Helse Midt-Norge eller et av de underliggende helseforetakene.

Alle prosjekter som mottar finansiering fra Helse Midt-Norge skal ha deltakelse fra underliggende helseforetak. 
Der forskningsmidlene fører til vitenskapelige publikasjoner, kreves det at det aktuelle helseforetaket angis som forfatteradresse i tillegg til evt. annen adresse, som f.eks. instituttDette kravet gjelder for alle enkeltpersoner, senter eller enheter som mottar grunnfinansiering, stillinger eller prosjekter finansiert av Samarbeidsorganet, Helse Midt-Norge RHF eller underliggende helseforetak.

Følgende retningslinjer for adressering av vitenskapelige publikasjoner gjelder:

  • Klinikken i helseforetaket som har forankret søknaden skal alltid oppgis som forfatteradresse for stipendmottakeren. Dette gjelder også dersom han eller hun ikke er ansatt i den aktuelle klinikken.
  • Dersom stipendmottaker er ansatt på universitet/høyskole, skal institutt eller enhet oppgis som forfatteradresse i tillegg til klinikken.
  • Medforfattere som er ansatt i helseforetak, skal også oppgi adresse til klinikken (og eventuelt universitet/høyskole dersom de har kombinert stilling).
  • For Ph.d.-stipend gjelder at både stipendiat og hovedveileder skal oppgi aktuell klinikk som adresse, i tillegg til eventuell instituttadresse, på de publikasjonene som inngår i doktorgraden.
  • For mottakere av utenlandsstipend gjelder at publikasjoner fra det omsøkte prosjektet må oppgi aktuell klinikk som adresse, i tillegg til eventuell instituttadresse.
  • Klinikktilhørighet skal fremkomme når det adresseres til helseforetak. Eksempel: «St. Olavs hospital HF, Klinikk for bildediagnostikk». Engelske navn finner du på helseforetakets nettsider.
  • Publikasjoner skal ikke oppgi Helse Midt-Norge RHF som adresse, da dette ikke regnes som en publiserende institusjon og derfor ikke genererer publikasjonspoeng.
  • I tilfeller der forfatter eller medforfatter ikke har klinikktilhørighet – typisk for ansatte ved kjernefasiliteter som mottar grunnfinansiering fra Helse Midt-Norge – skal stabsnivå ved det lokale helseforetaket benyttes som adresse. Eksempel: «St. Olavs hospital HF, Sentral Stab».

Når en enhet eller senter (for eksempel en kjernefasilitet) mottar grunnfinansiering fra Helse Midt-Norge, skal publikasjoner med forfatter eller medforfatter som er ansatt ved enheten eller senteret, oppgi adresse til relevant klinikk - eller stabsnivå - i det lokale helseforetaket.

Dersom et prosjekt benytter seg av kjernefasiliteter som mottar grunnfinansiering fra Helse Midt-Norge, så utløser ikke dette krav om å adressere helseforetak. Unntak er dersom prosjektet selv har mottatt finansiering fra Samarbeidsorganet eller helseforetak i regionen (ref. ovenfor).

Merk at Acknowledgements ikke genererer publikasjonspoeng og derfor ikke erstatter kravet til forfatteradresse.

Det gjennomføres årlig kontroll av publikasjoner. Manglende adressering til helseforetak vil kunne medføre at midlene trekkes tilbake før prosjektperiodens utløp. Det vil også kunne få konsekvenser for muligheten til å søke midler fra Samarbeidsorganet i framtiden. 

Fant du det du lette etter?