Innføring av Helseplattformen

Helseplattformen AS har ansvaret for å gjennomføre innføringsprosjektet for Epics journalløsning i midtnorske sykehus og kommuner fra høsten 2021. Nå er helsepersonell mobilisert og prosjektet er igang.

​All erfaring tilsier at store IT-innføringer er svært krevende, uansett hvor god programvaren er. Mange mennesker skal lære å håndtere nytt verktøy, mange integrasjoner skal på plass, og i Helseplattformens tilfelle er det også ulike kulturer som skal samhandle mer enn før. Derfor legges det stor vekt på å bygge opp et godt innføringsprosjekt.

Se tidslinje for innføring av Helseplattformen

Våren 2019 ble kontrakt signert med leverandøren Epic, og detaljene planlegges i samarbeid med dem. Det er også inngått kontrakt med IBM om levering av sikkerhetsløsning (identitets- og tilgangsstyring).

Noe av innholdet i Epics innføringsmetode justeres for å fungere optimalt i møtet med norsk helsetjeneste. Noen tilpasninger og tillegg kommer fra prosjektets side, der man blant annet har ønsket å styrke enkelte roller og legge til mer tid på enkelte prosesser.

Epic kommer med sitt «foundation system», som er plattformen med alt det grunnleggende innholdet i journalløsningen. På den skal det bygges et stort antall applikasjoner og integrasjoner. Med applikasjoner menes for eksempel programvaren som skal støtte arbeidsprosessene på en sengepost, i et kreftforløp, på en fireårskontroll av barn eller en utredning av migrene. (På en smarttelefon har man vanligvis flere "apper", dette er også eksempler på applikasjoner.)

Med integrasjoner menes hvordan systemet henger sammen med andre systemer, for eksempel for utskriving av medisiner, rapportering til nasjonale registre og så videre. Hvordan dette skal settes opp må de som skal bruke verktøyet være med og avgjøre.

Helseplattformen faser.jpg

Omfattende organisering

I hvert av helseforetakene og i Trondheim kommune er det bygd opp team med faglige ledere, lokale koordinatorer for innføring og andre ressurser som deltar i forberedelsene. Alle kommuner i Midt-Norge samt Bindal i Nordland har opsjon på å slutte seg til Helseplattformen, og disse er organisert gjennom et nettverk av regionale innføringsledere. Samarbeidsråd for opsjonskommuner ivaretar kommunenes interesser i samarbeidet.

Torbjørg Vanvik er prosjektdirektør i Helseplattformen og leder arbeidet i det felles innføringsprosjektet. Innføringsarbeidet er videre delt inn i flere deler:

Informasjonsforvaltning

Arbeidet ledes av Hilde Grimnes Olsen.

Hilde Grimnes Olsen

Applikasjonsstøtte

Arbeidet ledes av Øyvind Høyland.

Øyvind Høyland.

Dette er videre delt inn i tre delprosjekter:

Teknisk, ledes av Fredrik Solsvik.
Migrering, ledes av Christine Bergan.
Integrasjon, ledes av Marie Fuglesang.

Utvikling og kravoppfølging

Arbeidet ledes av Kari Ulseth.

Kari Ulseth

Test

Arbeidet ledes av Tatyana Verevtseva Grønlien.

Tatyana Verevtseva Grønlien

Applikasjoner

Arbeidet ledes av Ellen Annette Hegstad.

Ellen Annette Hegstad.

Dette er videre delt inn i tre delprosjekter:

Inneliggende pasienter, ledes av Unni Hjellupvik.
Ikke-inneliggende pasienter, ledes av Janne Kvernland.
Administrativt, ledes av Linda Evensen.

Rapportering

Arbeidet ledes av Sveinung Aune.

Sveinung Aune.

Opplæring

Arbeidet ledes av Sissel Rolness Lysklett.

Sissel Lysklett.

Bestemme sammen

Hvordan skal helsepersonell fra helt ulike områder – fra helsestasjon og sykehjem i en liten kommune til høyt spesialiserte avdelinger ved et universitetssykehus og alt imellom – samarbeide og bli enige om oppsettet av én felles løsning?

En ny beslutningsstruktur er etablert på tvers av sykehus og kommuner for å håndtere avgjørelsene som skal tas om oppsettet underveis. Her inngår representanter for de som skal bruke løsningen, de som skal bygge den opp og tilpasse den, og de som styrer. I noen tilfeller vil også brukerutvalg og andre representanter for pasientorganisasjoner tas med på råd.

Med innføringen kommer også en rekke nye oppgaver og roller. Sentrale i arbeidet med å sette opp løsningen er fageksperter og løsningsbyggere (applikasjonsanalytikere). Fagekspertene er representanter fra hvert sitt område og skal sørge for det helsefaglige innholdet som skal bygges inn. Byggerne skal legge inn arbeidsprosesser og innhold i løsningen.

Det som skal bygges er en felles løsning. Derfor skal fagressurser fra hele regionen delta i arbeidet, og det stilles store krav til mulighet for digitale møterom for å begrense pendling der det er mulig. Kommunene har gjort et omfattende arbeid med å bygge opp en felles struktur de ikke hadde fra før. Når over 80 kommuner skal ha samme løsning må representasjonen være god. Konsensusgrupper er satt sammen av helsepersonell fra kommunene. 

Epic kommer med en rekke spørsmål om hvordan dagens praksis er og hvordan helsetjenesten ønsker at journalløsningen skal settes opp. Noen av disse spørsmålene var ren kartlegging og ble besvart sommeren 2019 ("groundwork questions"). Andre krever beslutninger som skal taes av fagekspertene i såkalte retningsmøter (på engelsk: direction setting sessions). Disse møtene gir viktige føringer for det videre arbeidet.

Les mer om retningsmøter her.

Fagekspertene på kommunesida skal rapportere til et kommunalt beslutningsteam av enhets- og avdelingsledere. Fageksperter fra sykehusene representerer sine fagområder og skal drøfte viktige spørsmål med sine fagmiljø. Avgjørelser som ikke kan tas her, løftes opp til en felles beslutningsgruppe der både Trondheim kommune, opsjonskommunene, fastleger og IKT-ressurser er representert sammen med spesialisthelsetjenesten. Slik skal avgjørelsene tas om hvordan den felles løsningen skal være.

Bygge, teste, trene

I løpet av prosjektperioden skal systemet og de mange spesialistmodulene og applikasjonene settes opp og konfigureres. Applikasjons-analytikerne står for byggingen, og må ha tilgang til helsefaglig innhold styrt av fagekspertene. Når en modul eller applikasjon er bygget, skal den testes og godkjennes før den kan markeres som ferdig.

I kontrakten med Epic er det grundig beskrevet hva som skal til for at noe er ferdig godkjent. Det er også stilt krav til nivået på opplæring i bruk av løsningen. Instruktører skal læres opp og godkjennes av Epic før de kan undervise andre. Opplæring av de over 40.000 som arbeider innenfor helsetjenesten i regionen er så omfattende at det organiseres i et eget prosjekt.

Når løsningen tas i bruk ved St.Olavs hospital, i Trondheim kommune og ved to fastlegekontor høsten 2021, er den også ferdig til bruk ved de andre helseforetakene og kommunene. Men det er lagt inn tid til justeringer. Etter utrulling ved store IT-prosjekter er det vanlig at feil oppdages og må rettes. Opplæringsressursene skal kanaliseres videre til neste foretak, og individuelle tilpasninger skal gjøres. Så kommer utrulling i Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal med omliggende kommuner.

Lærdom fra andre prosjekter

Erfaringer fra innføringen i Danmark, der to helseregioner har samme leverandør og har støtt på en del problemer, har fått Helseplattformen til å ta en del forholdsregler, blant annet:

  • Nøkkelpersoner fra anskaffelsesprosjektet er rekruttert med videre inn i innføringsprosjektet.
    Disse har både arbeidet med krav til løsningen og gransket og
    evaluert Epics tilbud gjennom to år, og har god kunnskap om løsningen.
  • Det er satt av 11 ½ måned lengre tid til innføring enn det som har vært vanlig hos andre av Epics kunder.
  • I arbeidet med kontrakten er det gjort grundig arbeid med å definere hva som anses som ferdig testet og klart til å settes i produksjon.
  • Det er satt av flere ressurspersoner enn det som er praksis i lignende
    prosjekter, blant annet innenfor informasjonsforvaltning, altså hvordan
    det medisinske faginnholdet skal legges inn og forvaltes videre.

– Pasientsikkerhet og brukertilfredshet spilte en viktig rolle under vår dialog med Midt-Norge, sier Epics kommunikasjonssjef Meghan Roh.

– Nå skal vi arbeide tett sammen med helsepersonell i Helse Midt-Norge og kommunene de neste to årene for å bygge, teste, trene og forberede organisasjonene før vi tar systemet i bruk.

Tilbake til Helseplattformens forside

Fant du det du lette etter?
Tilbakemeldingen vil ikke bli besvart. Ikke send personlig informasjon, for eksempel epost, telefonnummer eller personnummer.